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El Tratado, tras la reforma de Amsterdam, reconoció formalmente el derecho de todo ciudadano a acceder a los documentos de las Instituciones y órganos de la Unión. Ahora bien, hay que señalar que este derecho ya había sido reconocido mediante numerosas disposiciones de Derecho derivado adoptadas entre los años 1993 y 1997 por cada una de las Instituciones con capacidad normativa y órganos auxiliares.

Por su parte, el Defensor del Pueblo de la Unión Europea ha sido muy sensible a la defensa de este derecho desde el comienzo de sus funciones en 1995. Se dirigió en varias ocasiones a las Instituciones, a todas, incluidos los órganos auxiliares, a fin de que clarificasen su conducta en cuanto al acceso del público a los documentos que generan.

Este derecho no aparece sistematizado junto al resto de derechos de la ciudadanía sino entre las «disposiciones de aplicación general» y de forma concreta en la dedicada al principio de apertura (art. 15.3 TFUE). Este precepto atribuye al Consejo y al Parlamento Europeo, mediante un procedimiento legislativo ordinario, la competencia para establecer los principios generales y los límites de este derecho, si bien cada Institución adopta las disposiciones específicas.

De todos los actos adoptados se deduce un principio general: el público tiene derecho al «mayor acceso posible» a los documentos que posean la Comisión y el Consejo.

El derecho de acceso a los documentos fue desarrollado mediante una norma básica común; es el Reglamento que regula el acceso a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión. Además, cada Institución u órgano adopta normas más concretas sobre el acceso a sus documentos y tiene un registro público de documentos, accesible a través de su Servidor Web, para facilitar el conocimiento y la petición de los mismos.

Por documento se entiende todo escrito, cualquiera que sea su soporte, que contenga datos y que obre en poder de estas Instituciones.

Pero el mayor problema lo plantean los documentos internos que no son objeto de publicación bajo ninguna forma; si se quiere consultar éstos, deberá hacerse una solicitud.

Límites al derecho de acceso a los documentos: En determinados casos se restringe el acceso a los documentos cuando su divulgación pueda menoscabar:

  • un interés público (como la seguridad pública, las relaciones internacionales, la estabilidad monetaria, actividades de inspección e investigación, procedimientos judiciales), o
  • afectar a la protección de la persona y su intimidad, o
  • al secreto comercial e industrial, o
  • a los intereses financieros de la Unión, o
  • la confidencialidad solicitada por la persona o Estado que ha dado los datos.

También podrá denegarse el acceso a un documento del Consejo para proteger el secreto de sus deliberaciones.